Ab und an habe ich es mit unterschiedlichen Mitarbeitern eines Unternehmens zu tun. Dann bekomme ich auch unterschiedliche E-Mails. Und dort drückt jeder Mitarbeiter in der Signatur seine ihm eigene Persönlichkeit aus. Mal ist es ein Bild, mal ist es die eingescannte Unterschrift, mal werden die Telefonnummern in unterschiedlichen Formaten angegeben, dazu kommen die Schriftarten und -farben. Ein bunter Strauß an Darstellungsmöglichkeiten.
Aber ein Unternehmen besteht zwar aus seinen Mitarbeitern, sollte aber sich anhand einer klar definierten Linie darstellen. Das ergibt die Unternehmenspersönlichkeit. Diese findet sich wieder im Erscheinungsbild (Corporate Design), der Kommunikation (Corporate Communications) und dem Verhalten der Mitarbeiter (Corporate Behavior).
Erst daraus entspringt der Wiedererkennungswert bei Kunden, aber auch Investoren, den Medien und anderen Stakeholdern. Und auf Basis dieser Wiedererkennung läßt sich das gewünschte Image transportieren.
Ein kleiner Schritt in diese Richtung ist der einheitliche Aufbau der E-Mail-Signatur:
Bei Outlook und anderen Mail-Programm lassen sich Signaturen einfügen. Die Signatur schließt jede E-Mail ab. Sie beinhaltet Informationen, die für den Geschäftskontakt relevant sein können. Unter anderem können Name des Mitarbeiters, Logo des Unternehmens, Adresse, Telefonnummern, Homepage und Social Media-Auftritte, sowie rechtliche Informationen (bspw. Amtsgericht und Umsatzsteuer-Identifikationsnummer) genannt werden.
Bei Scheidtweiler PR sieht die Signatur so aus:
Die Signatur sollte bei allen Mitarbeitern gleich aussehen. Sie unterstützt damit die Corporate Identity. Die Signatur lässt sich automatisiert in alle E-Mails einfügen.
Bei Outlook funktioniert das so:
Dann in das untere Feld die Informationen eintragen, dabei nicht vergessen, die Hyperlinks einzufügen.
Dann rechts oben für das entsprechen E-Mail-Konto die Standard-Signatur für Neue Nachrichten und Antworten auswählen.
Das muss für jeden Outlook-Arbeitsplatz eingerichtet werden.
Und so ergibt sich der erste kleine Schritt Richtung des gewünschten Images.
Für weitere Informationen stehe ich Ihnen mit Scheidtweiler PR, der Agentur aus Bremen, gerne zur Verfügung. Ich unterstütze Unternehmen dabei, moderne Kanäle wie Social Media (Facebook, Twitter, Google+ und Co.) und Mobile Marketing mit der klassischen Unternehmenskommunikation (Pressearbeit etc.) zu verknüpfen. Dies hilft Unternehmen und Organisationen effizient und kostensparend mit ihren Zielgruppen (Käufer, Interessenten, Anwohner) zu kommunizieren.
Zusätzliche Anregungen zu Public Relations, Marketing und Unternehmenskommunikation erhalten Sie auf meinen Profilen bei Google+ und Twitter. Ich studierte in München und Hagen und arbeite seitdem in verschiedenen Funktionen und Bereichen der Presse- und Öffentlichkeitsarbeit. Ein Schwerpunkt meiner Arbeit ist die Verknüpfung von praktischen Erfahrungen mit einem Theorie-Fundament. Ich habe einen Lehrauftrag für Medientheorie an der Hochschule Bremerhaven.
Aus meiner Sicht muss PR dauerhaft und kontinuierlich gestaltet werden. Nur durch eine ideenreiche und seriöse Partnerschaft kann der Kommunikationserfolg erreicht werden. Meine Kunden sind mittelständische Unternehmen aus Bremen und Norddeutschland. Ich fokussiere insbesondere auf die technologie- sowie die wirtschaftsnahen Branchen.