Große Datenschutz-Wochen bei Scheidtweiler PR! Nachdem ich in der letzten Woche schon über das Passwort (zum Artikel) und auch das Email-Marketing (zum Artikel) im Rahmen der Öffentlichkeitsarbeit geschrieben habe, heute ein kleiner, aber wichtiger Tipp für den professionellen Email-Massen-Versand.

Egal in welchem Bereich, als Unternehmen, öffentliche Institution oder auch Verein, müssen Emails manchmal an große Verteiler verschickt werden. Dabei gilt es ein paar wichtige Regeln zu beachten, insbesondere das UWG spielt im Marketing eine Rolle.

Unternehmen können eine Massen-Email nutzen, um Kundenfeedback einzuholen. Dort ist der Datenschutz sehr sensitiv. Nicht jeder Kunde sollte vom anderen Kunden wissen, dass er in geschäftlicher Beziehung zum Absender steht. Bei Veranstaltungseinladungen ist es unangenehm, offiziell zu zeigen, welche Kontakte der Veranstalter hat und mit seinem Event erreichen möchte. Aber auch wenn es nicht um konkrete Themen des Absenders geht, wollen manche Kontakte nicht, dass jeder Teilnehmer ihre Email-Adresse kennt und sie gegebenfalls nutzen kann.

Durch die Verletzung dieser Bezüge entstehen konkrete Gefahren: Ein Image-Verlust durch eine negative Einstellungsänderung der Empfänger, Umsatz-Einbußen durch Geschäftsbeendigungen oder auch rechtliche Risiken wie eine Abmahnung.

Tipp: Immer BCC

BCC heißt Blind Carbon Copy. Es ist eine Funktion der meisten Email-Programme. BCC heisst, im Gegensatz zum CC-Feld, sieht niemand die anderen Empfänger der Email. Als Empfänger weiß ich auch nicht, ob ich nun BCC, CC oder direkt „to“ angeschrieben wurde.

Die meisten kennen den Versand via BCC inzwischen. Aber eben nicht alle. Oftmals sind es junge, unerfahrene Mitarbeiter oder Praktikanten, die mal „eben“ eine Email an Kunden, Geschäftspartner oder Mitglieder versenden sollen. Hier muss der Ausbilder auf die Möglichkeit BCC hinweisen.

Edit [22. September 2014]

Mich erreichte eine Anmerkung von dem IT-Experten Stefan Lorenz, die ich nicht vorenthalten will.

„Datenschutz mit BCC funktioniert nur wenn der verwendete Emai-Client den Standard auch richtig umsetzt. Wird keine „An:-Adresse“ eingesetzt dann kann man in bestimmten Clients durch einen Klick auf „Allen antworten“ die gesamte Empfängerlliste einsehen. Außerdem sorgt eine fehlende „An:-Adresse“ für eine höhere Einstufung als SPAM.

Aufpassen sollte man vor Allem beim Mailversand über CRM-Tools und Webmail-Oberflächen da man sich dort am wenigsten auf eine korrekte Implementierung verlassen kann.

Für den Newsletterversand bietet sich allerdings immer ein extra Tool an. Damit lassen sich Kampagnen anlegen, verfolgen und die Einhaltung der Datenschutzbestimmung wird durch Links zum An- und Abmelden sowie ein Impressum deutlich vereinfacht.

Die meisten Lösungen sind für einen kleinen Empfängerkreis auch kostenlos nutzbar.“

Für weitere Informationen zu Public Relations, Marketing und Unternehmenskommunikation steht Ihnen Scheidtweiler PR, Agentur aus Bremen, gerne zur Verfügung. Die Agentur unterstützt ihre Kunden darin, neue Kanäle wie Social Media (Facebook, Twitter und Co.) und Mobile Marketing mit der klassischen Presse- und Öffentlichkeitsarbeit strategisch zu verknüpfen. Dies hilft Unternehmen effizient und kostensparend zu kommunizieren.

Mehr Informationen über den Agentur-Inhaber Nicolas Scheidtweiler erhalten Sie auf seinem Google+-Profil.